Возмещение расходов сотрудникам находящимся в командировке, на оплату процентов за взнос, наличными средствами

Опубликовано: 02.09.2018

Сотрудники органа власти направлены в командировку в подведомственные учреждения образования. В период командировки они проживают в общежитиях данных учреждений образования, у которых нет кассы и кассовых аппаратов. Денежные средства за проживание вносятся через отделения банка и в связи с тем, что у учреждений не заключен договор банковского обслуживания, сотрудники дополнительно платят дополнительные проценты за взнос наличных денежных средств. Обязан ли орган власти производить возмещение указанных процентов своим сотрудникам? и по какому КОСГУ?

Командируемому сотруднику орган власти обязан возместить оплату проезда, расходы на наем жилья, суточные и другие расходы, которые он произвел с разрешения работодателя (ст. 168 ТК). Перечень и размер других командировочных расходов закрепите в локальном акте: положении о командировках, коллективном договоре. В этот перечень можете включить расходы, которые возникают у сотрудников, например, на комиссию банка. Расходы, которые вы пропишите в положении как другие командировочные, в бухучете проведите как компенсацию по статье КОСГУ 212. Остальные расходы проведите как закупку, исходя из содержания операции, в данном случае КОСГУ 226.

Это следует из разделов III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н, и разъяснено в письме Минфина России от 15 июля 2016 № 02-05-10/41796).

Обоснование

Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Бухучет

КВР и КОСГУ

По какому виду расходов и коду КОСГУ выдать сотруднику аванс на командировку

Аванс на командировочные расходы выплачивайте по одному из следующих видов расходов:

– 112 – если аванс выплачен сотруднику учреждения:  бюджетного, казенного или автономного ;

– 122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;

– 134 – военнослужащим и приравненным к ним лицам;

– 142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

Для справки:  в бухучете и отчетности аванс на командировку в любом случае должен пройти по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». То есть отражать его нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом:  109.00.212, 401.20.212 ,  28.12.

Иногда учреждение от своего имени заключает контракты на покупку билетов и гостиницы. В этом случае оплата пройдет по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете и отчетности расходы нужно будет распределить:

– проезд – по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги»;

– проживание – по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Об этом сказано в разделах III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, и в письме Минфина России от 28 апреля 2016 г. № 02-05-10/24913. Также подтверждает правильность использования КВР и КОСГУ увязка этих кодов между собой.

Порядок отражения в бухучете операций по выдаче аванса на командировку по России зависит от типа учреждения.

Ситуация:  как учитывать расходы сотрудника учреждения в командировке на служебном автомобиле: ГСМ, мойка, запчасти, ремонт

Расходы отразите как компенсацию командировочных, если такой порядок закрепили в локальных актах. Если порядок не прописан, расходы отражайте как закупку товаров (работ, услуг).

Сотруднику в командировке учреждение оплачивает суточные, проезд, проживание и другие расходы, которые он произвел с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Перечень и размер других командировочных расходов закрепите в локальном акте учреждения – положении о командировках, коллективном договоре. В этот перечень можете включить и расходы сотрудников в командировках на служебном автомобиле: оплата ГСМ и запчастей, услуги автостоянки, ремонт, мойка.

Расходы, которые вы пропишите в положении как другие командировочные, выплачивайте сотруднику как компенсацию. Остальные расходы оплатите как закупку.

Коды классификации определите по таблице:

Расходы Расходы закрепили в перечне как другие командировочные Перечень других командировочных не утвердили (расходы в нем не поименованы)
КВР КОСГУ КВР КОСГУ
ГСМ, запчасти 112 212 244 340
ремонт, мойка 225
автостоянка 226

Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 15 июля 2016 г. № 02-05-10/41796.

Порядок учета расходов на содержание служебного автомобиля в командировке зависит от типа учреждения.

Шпаргалка, чтобы определить КВР и КОСГУ для командировочных расходов госорганов

№ п/п Перечень командировочных расходов Возмещение или выдача под отчет сотруднику Оплата учреждением по гражданско-правовым договорам
Вид расходов КОСГУ Вид расходов КОСГУ
1. Все командировки:

(исключение – практика, соревнования и турслеты)
1.1 суточные 122 212 Х Х
1.2 проезд на поезде, самолете, такси, пароме и т. п. 122 212 244 222
1.3 обязательная страховка пассажиров на транспорте 122 212 244 222
1.4 сборы при покупке или возврате проездных билетов 122 212 244 222
1.5 оплата дополнительного багажа 122 212 244 222
1.6 пользование постельным бельем в поезде 122 212 244 222
1.7 ВИП-зал вокзала, аэропорта 122 212 244 226
1.8 наем жилых помещений и гостиниц 122 212 244 226
1.9 телефонные переговоры 122 212 244 221

 Для оплаты командировочных расходов:

 военнослужащим и приравненным к ним лицам применяют КВР 134;

 сотрудникам государственных внебюджетных фондов – КВР 142.

Перечень расходов, которые госорган компенсирует служащему, закрепите в положении о командировках, коллективном договоре, другом нормативно-правовом акте, который устанавливает правила для командировок (п. 5.1.1 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 № 65н, письмо Минфина России от 15 июля 2016 № 02-05-10/41796).

Из справочника

Статьи (подстатьи) КОСГУ в 2018 году

Вид расходов Статья (подстатья) КОСГУ Подтверждающие документы
Прочие работы и услуги
226 «Прочие работы, услуги» Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н,
Услуги по договору комиссии

Командировочные расходы в 2018 году

О чем речь:  в образовательных учреждениях на различные мероприятия ездят не только штатные сотрудники, но и учащиеся и студенты, а также педагоги, которые не состоят в штате. Поездки в этих случаях оплачивают по разным КВР и кодам КОСГУ. Чтобы не запутаться, воспользуйтесь нашей шпаргалкой. А чтобы командируемый сотрудник не ошибся с чеками, предложите ему инструкцию, как проверить документы.

Совместители (как внутренние, так и внешние) обладают теми же правами, что и основные сотрудники (ст. 287 ТК)

В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключили трудовой договор (ст. 166 ТК). Если человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с учреждением трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому поездки, связанные с исполнением заключенного договора, командировками назвать нельзя. Но если все же планируете отправить такого сотрудника в служебную поездку, пропишите ее условия в договоре.

Какие расходы компенсировать

Командируемому сотруднику учреждение обязано возместить оплату проезда, расходы на наем жилья, суточные (ст. 168 ТК). Перечень и размер других командировочных расходов закрепите в локальном акте учреждения: положении о командировках, коллективном договоре. В этот перечень можете включить и расходы, которые возникают у сотрудников, когда они едут в командировку на служебном автомобиле: оплату ГСМ и запчастей, услуги автостоянки, ремонт, мойку.

Для зарубежных командировок размеры и порядок выплаты суточных установлены постановлением Правительства от 26.12.2005 № 812

В каком порядке и размере возмещать расходы, зависит от того, какому уровню бюджета подчиняется учреждение. Например, федералы руководствуются постановлением Правительства от 02.10.2002 № 729 для командировок по России. А учреждения субъектов РФ, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения — нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти (ч. 3 ст. 168 ТК). Для федералов размер суточных по России составляет 100 руб., а расходы на наем жилья — не более 550 руб. в сутки. Если у сотрудника нет подтверждающих расходы документов — 12 руб. в сутки. Учреждение может увеличить размеры компенсации только за счет экономии средств. Новые значения закрепите в локальном акте о командировках.

Убедитесь, что правильно учитываете суточные при расчете налогов и страховых взносов. Для поездок по России и другим странам правила отличаются. 

Деньги на командировку выдают авансом. Если аванс не выдать, сотрудник может отказаться от поездки. За задержку выплаты суточных придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию — по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33–10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2012 № 33–413/2012). Кроме того, трудовая инспекция может оштрафовать руководителя на сумму от 1000 до 5000 руб. А учреждение заплатит от 30 000 до 50 000 руб.

На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, а не зарплата (ст. 167 ТК). Такой вывод подтверждает письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0. Если вы отправили в командировку внутреннего совместителя по основной должности, внутреннее совместительство не оплачивайте. Например, оформите отпуск без содержания.

Нормы суточных для налогообложения при командировках

Не облагайте налогом на доходы физических лиц и не начисляйте страховые взносы с суточных в пределах 700 руб. в день — при командировке по России, 2500 руб. в день — при загранкомандировке. С суточных сверх этой нормы удержите НДФЛ и начислите страховые взносы (абз. 10 п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК).

Суточные в размере, предусмотренном внутренними документами работодателя, например положением о командировках, освобождены от взносов на травматизм.

С суточных, размер которых выше установленных норм, взносы начисляют. Это следует из положений пункта 2 части 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

По каким КВР и кодам КОСГУ возместить расходы

Компенсацию суточных, проезда, проживания выплачивайте штатным сотрудникам по КВР 112. В бухучете и отчетности аванс на командировку оплатите по статье 212 КОСГУ. То есть отражать его нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 109 00 212, 401 20 212, 208 12 000.

Пример 1. Колледж направляет экономиста И.И. Иванова, занятого в платной деятельности, в командировку в Москву. Срок командировки — с 18 по 21 января. Задолженности по ранее выданным авансам нет.

В заявлении на получение денег сотрудник указал, что примерная сумма расходов на командировку составит 8550 руб., в том числе суточные — 400 руб. (100 руб/дн. × 4 дн.), расходы на проживание — 1650 руб. (550 руб/дн. × 3 дн.), расходы на проезд — 6500 руб.

16 января сотрудник получил из кассы деньги в размере 8550 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводки:

ДЕБЕТ 2 208 12 560

КРЕДИТ 2 201 34 610

— 8550 руб. — выдан Кондратьеву аванс на командировочные расходы;

КРЕДИТ 18 (КВР 112)

— 8550 руб. — отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если направляете в поездку граждан, с которыми не состоите в трудовых отношениях, например спортсменов, компенсацию выплачивайте по КВР 113. В бухучете и отчетности такие расходы проведите по статье 290 КОСГУ.

Иногда учреждение от своего имени заключает контракты на покупку билетов и оплату гостиницы. В этом случае оплата пройдет по КВР 244. А в бухучете и отчетности расходы надо распределить по подстатьям 222 и 226 КОСГУ.

Расходы, которые вы пропишите в положении в качестве других командировочных, выплачивайте сотруднику как компенсацию (КВР 112, подстатья 212 КОСГУ). Остальные расходы оформите как закупку (КВР 244, статья 340, подстатьи 225, 226 КОСГУ).

Новости
Как построить баню дешево своими руками
Баня является излюбленным местом отдыха для многих. Ее самостоятельно можно соорудить на дачном участке или на территории собственного дома. Постройка такого строения – процесс довольно продолжительный

Строим Баню своими руками
Прежде чем начинать строить баню своими руками нужно выбрать материал, из которого её будем строить. Самая теплая баня получается из камыша и глины. Баня из деревянных бревен или из кирпича также очень

Баня своими руками: основные рекомендации
Любовь к бане у русского человека передается из поколения в поколение и уже заложена в самих генах. Многие из нас, будучи еще совсем детьми, парились в баньке со своими отцами и дедами, а, повзрослев,

Как правильно построить баню своими руками: инструкции, фото, видео и полезные советы
Каждый второй, а может быть и первый, мечтает о бане. Это место для отдыха, расслабления и очищения. И конечно, эпицентр оздоровления, источник целительной силы и энергии. Многие задумываются о том,

Русская баня своими руками – от проекта до отделки + Видео
1 Особенности русской бани В древности для знати строили "чистилище" русского духа из рубленого бревна. Считалось, что главной характерной чертой бани является легкий пар. Влажность в парной должна быть

Строим баню своими руками: варианты возведения
Итак, строим баню своими руками. Какие же именно работы делаются в первую очередь? Любое строительство необходимо начинать с фундамента. Для несложной конструкции бани, например из бруса, подойдет

Строим гараж из металлопрофиля своими руками + чертежи, фото и видео
Построить гараж из металлопрофиля своими руками под силу каждому домовладельцу. Вам не понадобятся специфические навыки. Достаточно изучить технологию и следовать её основным требованиям. Что такое

Как построить баню? Строительство бани от фундамента до крыши
Баня является неотъемлемой частью русского быта. И даже наш соотечественник, пронизанный духом современности, не откажется от хорошей возможности попариться в семейной бане, построенной своими руками

Как правильно построить русскую деревянную баню на даче: устройство, поэтапное строительство (фундамент, стены, полы, крыша, полок, парная), технология, постройка - строим баню своими руками (пошаговая инструкция, правила, советы, рекомендации, фото)
Как бы ни хвалили финские сауны, японские офуро и турецкие хамамы, но лучше русских бань ничего нет. Поэтому неудивительно, что многие владельцы загородных домов и дач хотят иметь свою баню. Часть из

Как построить баню своими руками правильно и быстро: щитовую, дешевую, фото и видео
  Постройка собственной бани на участке загородного дома, дело достаточно серьезное и хлопотное, поэтому подойти к этому вопросу нужно с полной ответственностью. В этой статье мы постараемся осветить

rss